Responsive image

X-Rechnung in Kürze

Der Gesetzgeber hat für Behörden und behördenverbundene Unternehmen ein neues Rechnungsformat eingeführt, welches verbindlich anzuwenden ist. Ziel ist es, Rechnungsdaten in einem international gültigen Datenaustausch-Standard elektronisch zu empfangen und weitestgehend automatisiert zu verarbeiten, um so eine Kostenersparnis herbeizuführen.

Das neue Rechnungsformat nennt sich XRechnung. Bis dato waren Rechnungen auch in verschiedenen elektronischen Formaten zulässig. Diese gelten allerdings nicht als XRechnungen. Die XRechnung ist damit zwar eine Form der elektronischen Rechnung, hat jedoch einen speziellen Datenaufbau und keine Bildinformation en.

Gesetzliche Grundlage ist die sogenannte E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO). Sie gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen ausgestellt wurden.
Die Fernleitungs-Betriebsgesellschaft mbH (FBG) ist als behördenverbundenes Unternehmen ein so genannter subzentraler öffentlicher Auftraggeber und fällt unter den Anwendungsbereich der E-Rechnungs-Verordnung E-Rech-VO. Wir können X-Rechnungen annehmen und auch verarbeiten.

In den unten stehenden Links finden Sie alle wichtigen Informationen zur X-Rechnung:

RECHNUNGSSTELLUNG ÜBER OZG-RE

Plattform

Die Bundesdruckerei ist der Betreiber der OZG-konformen Rechnungseingangs-Plattform (kurz: OZG-RE). OZG steht für Onlinezugangsgesetz (siehe Rechtliche Grundlagen). Weiterführende Informationen zur OZG-RE finden Sie unter: https://xrechnung-bdr.de.

Rechnungsstellung und Rechnungsempfang

Rechnungssteller müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Für die Übermittlung haben Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal des Bundes zu nutzen. Hierfür muss stets die s.g. OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) genutzt werden. Dies ist ausschließlich das Portal der Bundesdruckerei (BDR).
Rechnungsempfänger müssen die übermittelten Rechnungen auch unter Nutzung dieses Verwaltungsportals elektronisch empfangen. Die FBG ist an die BDR angeschlossen.
Damit jede elektronische Rechnung automatisiert an den eigentlichen Rechnungsempfänger weitergeleitet werden kann, muss jede elektronische Rechnung eine sogenannte Leitweg-ID beinhalten. Diese wird jedem Lieferanten vor Rechnungsstellung mitgeteilt und ist Bestandteil der elektronischen Rechnung.
Für die reine Versendung von XRechnungen ist nur die Registrierung bei der BDR notwendig und der Lieferant braucht keine Leitweg-ID.  Als Lieferant / Rechnungssteller müssen Sie sich hierfür nur einmalig registrieren; es fallen dabei keine Kosten an. Die Zugangsdaten erhalten Sie, nachdem Sie sich auf der Internetseite der OZG-RE selbständig registriert haben. Technische Voraussetzungen sind ein Internetzugang sowie ein gängiger Browser.
Jetzt registrieren / anmelden

Unabhängig davon, ob sie zur XRechnung verpflichtet sind, können Sie als Lieferant oder Dienstleister sämtliche Rechnungen über die OZG-RE stellen.

Übersicht der Möglichkeiten zur Rechnungserstellung im Portal:

Informationen, Hinweise und Ansprechpartner

Bei technischen Fragen zur OZG-RE wenden Sie sich bitte direkt an die Bundesdruckerei als Portalbetreiber.  
Support per Mail:
Hilfe für Rechnungssteller wird per Mail angeboten unter:
sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Support per Telefon:
Unter der Rufnummer 0228 / 99681-10101 ist die Support Hotline Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) erreichbar.

Support zum Nachlesen: Weitere Informationen zur Rechnungsstellung über die OZG-RE finden Sie hier.

Hinweis:
Die Leitweg-ID und Ihre Bestellnummer erhalten Sie zusammen mit der Bestellung.

RECHTLICHE GRUNDLAGEN

Laut E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) der Bundesregierung ist die FBG verpflichtet, Rechnungen elektronisch anzunehmen und zu verarbeiten. Und zwar dann, wenn diese nach dem Erfüllen öffentlicher Aufträge ausgestellt wurden und den rechtlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen entsprechen.

Seit dem 27. November 2020 müssen auch Rechnungssteller ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.

Um europaweit einen einheitlichen technischen Standard für die E-Rechnung zu etablieren, wurde seitens der EU eine Norm (CEN 16931) für das Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung entwickelt. Diese Norm legt ein Datenmodell für die Struktur und den Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard fest.

In Deutschland soll grundsätzlich der Datenaustauschstandard XRechnung verwendet werden, der auf der europäischen CEN-Norm basiert.

Unabhängig von der elektronischen Rechnungsstellung wurde das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) beschlossen. Das Gesetz verpflichtet Bund und Länder dazu, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen. Die von der Bundesdruckerei betriebene Plattform zur Rechnungsstellung ist an dieses Gesetz gebunden (siehe Rechnungsstellung an der OZG-RE).

FAQ

Ist die E-Rechnungs-Verordnung bindend?

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen ausgestellt wurden.

Von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen ausgenommen,

Bitte beachten Sie jedoch auch, dass wir für bestimmte Bestellvorgänge und Lieferanten einheitliche Abwicklungsprozesse installieren müssen. Bitte fragen Sie in Zweifelsfällen bei Ihrem zuständigen Ansprechpartner im Einkauf der FBG nach. Oder senden Sie bei Fragen eine Email an die Finanzbuchhaltung unter fibu@fbg.de.

Was ist die Leitweg-ID und von wem bekomme ich sie?

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe bei XRechnungen, sie funktioniert wie eine Adresse. Anhand der Leitweg-ID können Rechnungen als FBG-Rechnungen erkannt werden. Bei XRechnungen muss die Leitweg-ID in unveränderter Form angegeben werden. Sie erhalten die Leitweg-ID zusammen mit der Bestellung von der FBG.

Kann ich meine PDF-Rechnung an das Rechnungsportal OZG-RE übermitteln?

Nein, möglich ist nur das Format XRechnung (XML-Datei) oder die manuelle Erfassung.

Welche IT-technischen Voraussetzungen sind für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich?

Es sind keine besonderen IT-technischen Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung erforderlich. Haben Sie keine eigene Software für das Erstellen von XRechnungen, nutzen Sie einfach die webbasierten Eingabemasken der OZG-RE für Ihre Rechnungsstellung. Dafür brauchen Sie lediglich einen Internetzugang.

An wen kann ich mich wenden, wenn ich technische Fragen habe?

Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an:sendersupport-xrechnung@bdr.de.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Standard zum sicheren und verlässlichen elektronischen Datenaustausch und -transport – zum Beispiel von elektronischen Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie auf der Website von PEPPOL.

Was ist XML?

XML (Extensible Markup Language) ist eine maschinenlesbare Sprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in einer Textdatei. XML hat sich in den vergangenen Jahren zu einem Standard bei der Datenübermittlung entwickelt. Der Datenaustauschstandard XRechnung nutzt XML.

WEITERFÜHRENDE LINKS / DOWNLOADS

Datenaustauschstandard XRechnung
PEPPOL-Netzwerk für elektronische Kommunikation mit Öffentlichen Auftraggebern
E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO)
EU-Norm CEN 16931: Elektronischer Rechnungsstandard
KoSIT - Koordinierungsstelle für IT-Standards bei Öffentlichen Auftraggebern
Leitfaden der Bundesdruckerei für Rechnungssender zur OZG-RE
Anleitung für die Registrierung und Erstellung einer Rechnung über OZG-RE