FBG ist in der Lage, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Alles, was Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch mit uns wissen müssen, ist nachfolgend beschrieben. Neuaufträge werden ab sofort auch mit dem entsprechenden Hinweisen versehen.
Ab dem 27. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller verpflichtend. Ausnahmen von der Verpflichtung (beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € ohne USt) sind in § 3 Abs.3 der E-Rechnungs-Verordnung (E-RechV) geregelt.
Wir bitten Sie, von den Möglichkeiten einer elektronischen Rechnungsstellung Gebrauch zu machen. Als Rechnungssteller profitieren Sie von den Vorteilen:
Effizientere Arbeitsabläufe, kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
Schneller und einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten
Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung
Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto
Bei Fragen zur elektronischen Abrechnung Ihres bestehenden Auftrags wenden Sie sich bitte an:
Martina Saad (Finanzbuchhaltung)
Telefon: 0228 838 108
elo-rechnung@fbg.de
FBG empfängt E-Rechnungen über die OZG-Konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). Die OZG-RE erreichen Sie unter https://xrechnung-bdr.de (Darstellung der Links abhängig von der Browser-Version)
Eine elektronische Rechnung hat gemäß § 5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Leitweg-Identifikationsnummer
Zahlungsbedingungen oder alternativ das Fälligkeitsdatum
Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
De-Mail- bzw. E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Bitte beachten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch die folgenden Hinweise:
| Rechnungsbestandteil | Datenfeld Standard | Angabe des Lieferanten |
|---|---|---|
|
Leitweg Identifikationsnummer (Leitweg-ID) |
„Käuferreferenz“
(BT-10) |
Es handelt sich um eine Pflichtangabe. Bitte geben Sie die Leitweg-ID auf allen elektronischen Rechnungen an: 992-80112-08 |
| Bestellnummer | „Bestellreferenz“
(BT-13) |
Bitte geben Sie die Bestellnummer bei der Übermittlung an. Ohne
Angabe der Bestellreferenz kann die E-Rechnung durch uns abgelehnt werden |
| Lieferantennummer | „Lieferantennummer“
(BT-29)
|
Die Angabe ist für eine interne Zuordnung notwendig. |
Bitte geben Sie bei der Übermittlung die Bestellnummer oder, wenn nicht vorhanden die Lieferantennummer an
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B.ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-RechVund den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht.
Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden.
Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden.
Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattform bekannt gegeben.
Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen ist ausschließlich die die OZG-Konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zu nutzen, welche unter https://xrechnung-bdr.de/ aufgerufen werden kann. Diese setzt eine vorherige Registrierung sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle im Nutzerkonto voraus.
Weitere Details sind den Nutzungsbedingungen der OZG-RE zu entnehmen.
Für Fragen bezüglich der Übermittlung elektronischer Rechnungen können Sie den zuständigen Support kontaktieren:
Support-Hotline: Erreichbarkeit von Montag bis Freitag, 8:00 bis 16:00 Uhr unter der Telefonnummer: +49 30 2598 4436
Support Postfach: Für schriftliche Anfrag en können sich Nutzer der OZG-RE an sendersupport-xrechnung@bdr.de wenden
Weiterführende Informationen zur OZG-RE finden Sie in der Broschüre für Rechnungssteller sowie auf der Webseite des BMI https://www.e-rechnung-bund.de/ (Darstellung der Links abhängig von der Browser-Version)
Die E-RechV des Bundes verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen. Dabei regelt die E-RechVsowohl die Fristen, die Übertragungswege, Datenstandard sowie Ausnahmen des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Link zur E-RechV http://www.gesetze-im-internet.de/erechv/ (Darstellung der Links abhängig von der Browser-Version)
Grundsätzlich gilt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an den Bund ab dem 27.11.2020. Die Ausnahmen werden in der Verordnung geregelt und sind wie folgt beschrieben:
Rechnungen, die nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von 1.000,--Euro gestellt werden
Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder § 9 E-RechV unterfallen (Geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten sowie Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland)
Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind
Unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung kann sich eine Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen auch aus dem jeweilig zugrunde liegenden Auftrags-bzw. Vertragsverhältnis ergeben.
Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT): https://xeinkauf.de/xrechnung/ (Darstellung der Links abhängig von der Browser-Version)